SMTP erklärt: Wie E-Mails wirklich hinter den Kulissen zugestellt werden

E-Mails sind bereits fester Bestandteil beruflicher Aufgaben und werden auch für die private Kommunikation genutzt. Die Menschen nutzen E-Mail-Dienste täglich, machen sich aber kaum Gedanken über die Technologie, die hinter diesem komplexen Prozess steckt. Im Allgemeinen ist der gesamte Prozess mit dem SMTP-Protokoll verbunden, und wir werden in diesem Artikel alle Aspekte von SMTP behandeln.  

SMTP verstehen: die Grundlagen

Das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) wird verwendet, um eine E-Mail über das Internet von einem Nutzer an einen anderen zu senden. Dies ist das am häufigsten verwendete Protokoll, daneben gibt es eine Vielzahl weiterer Protokolle wie IMAP und POP. Protokolle sind Regelwerke, die den Austausch von E-Mails zwischen Nutzern ermöglichen.

SMTP dient dem Versand von E-Mails über eine Vielzahl beliebter Dienste wie Gmail, Outlook, Yahoo und andere.

Welche Rolle spielt ein SMTP-Server?

Der SMTP-Server spielt eine entscheidende Rolle im gesamten Prozess des Empfangs, Versands und der Weiterleitung von Nachrichten. Er ist wie eine Anwendung, die anderen Apps innerhalb des Netzwerks Dienste bereitstellt.

Der Server lässt sich mit Postämtern vergleichen, die eine E-Mail empfangen und an den endgültigen Bestimmungsort weiterleiten. Der gesamte Vorgang dauert jedoch höchstens ein paar Minuten. Der Begriff „SMTP-Port“ bezieht sich auf Kommunikationsendpunkte, die für die Übertragung von E-Mails zuständig sind.  

So funktioniert das SMTP-Protokoll

Nach der Einrichtung des SMTP-Servers ist es möglich, eine Verbindung herzustellen und über diesen zu kommunizieren. Sobald der Benutzer auf „Senden“ klickt, wird über den E-Mail-Client eine SMTP-Verbindung zum Server hergestellt. Danach informiert der SMTP-Client den Server mittels einiger Befehle über den Übertragungsprozess, wie z. B. Adressen und Inhalt. Der Transfer Agent oder MTA prüft, ob beide E-Mails aus derselben Domain stammen, und wenn ja, wird die E-Mail versendet.

Erklärung der wichtigsten SMTP-Befehle

SMTP-Befehle sind Codes, die für die Übertragung von Nachrichten erforderlich sind. Hier sind einige davon:

• HELO oder EHLO: Grundlegender Befehl für den Beginn des Versandvorgangs. Dies bedeutet, dass sich der E-Mail-Client beim SMTP-Server identifiziert.
• MAIL FROM: Dieser Befehl wird in der Regel nach der Einleitung ausgeführt, um Informationen darüber auszutauschen, wer die E-Mail versendet. Sobald dies geschehen ist, ist der Server bereit, die E-Mail-Adresse anzunehmen, und wenn er bereit ist, erscheint der Code 250.
• RCPT TO: Dieser Befehl identifiziert den Empfänger. Der Server antwortet mit demselben Code, und danach kann ein weiterer Empfänger hinzugefügt werden. Dieser Vorgang kann so oft wie nötig wiederholt werden.
• DATA: Dieser Befehl ist für die Datenübertragung zwischen Server und Client erforderlich. Sobald der Nachrichteninhalt auf dem Server gespeichert ist, lautet der Antwortcode 345. Nach der Speicherung auf dem Server wird die Nachricht an den Empfänger übertragen, und derselbe Code 250 kennzeichnet den Sendevorgang.
• QUIT: Nach dem Sendevorgang wird der Befehl zum Beenden zwischen dem Server und dem E-Mail-Client gesendet. Nach dem erfolgreichen Abschluss erscheint der Code 221 als Antwort.
• RSET: Dieser Befehl dient lediglich zum Zurücksetzen und schließt die Verbindung nicht. Alle vorherigen Informationen werden gelöscht. Dies sollte durchgeführt werden, wenn ein spezifisches Problem aufgetreten ist und der Versand nicht erfolgreich war.

Dies sind nur die allgemeinen Befehle; es gibt eine Vielzahl weiterer Befehle, die mit Sicherheit, Authentifizierung und anderen Prozessen zusammenhängen.

Gängige SMTP-Fehlercodes und ihre Bedeutung

Nicht alle E-Mails werden reibungslos an den Empfänger gesendet; es kann zu verschiedenen Blockierungen, Bounces und anderen Problemen kommen. In solchen Situationen verwendet der SMTP-Server Codes, um das Problem zu melden.

Lassen Sie uns alle möglichen Probleme in zwei Hauptgruppen unterteilen:

• 5.X.X Permanenter Fehler: Nach der „5“ folgen zwei weitere Ziffern. In der Regel weisen solche Fehler darauf hin, dass etwas mit der SMTP-Verbindung nicht stimmt. Das erneute Senden einer E-Mail hilft in diesem Fall nicht.
• 4.X.X Anhaltender vorübergehender Fehler: Dies weist auf vorübergehende Probleme mit dem Server hin. Das bedeutet, dass das Problem möglicherweise behoben ist, wenn der Server den Befehl wiederholt.

SMTP vs. POP und IMAP: wesentliche Unterschiede

Neben SMTP gibt es weitere gängige Protokolle; lassen Sie uns daher die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden gängigsten Empfangsprotokollen betrachten. Wie bereits klar ist, ist SMTP ein Sendeprotokoll, während POP und IMAP Empfangsprotokolle sind. Lassen Sie uns nun näher darauf eingehen, wie das Ganze funktioniert.

Was ist POP (Post Office Protocol)?

Das Post Office Protocol ist zum Empfang eingehender E-Mails erforderlich, und seine aktuelle Version ist POP3. Es funktioniert, indem es die Nachrichten für die Empfänger zurückhält, bis diese sie abrufen. Alle Nachrichten werden lokal gespeichert, was für Nutzer von Vorteil sein kann, die ihre E-Mails auch offline abrufen möchten.

Der Unterschied zwischen SMTP und POP:

• POP ist ein Empfangsprotokoll, während SMTP das Versandprotokoll ist.
• POP wird nur einmal zwischen dem Mailserver und dem Empfänger verwendet. SMTP wird zweimal verwendet: beim Senden von Informationen vom Absender an den Server und beim Herstellen der Verbindung zum Empfänger.   

Was ist IMAP (Internet Message Access Protocol)?

Das Internet Message Access Protocol wird benötigt, um E-Mails auf dem Mailserver zu speichern. Der Unterschied dieses Protokolls besteht darin, dass es den Cloud-Server nutzt und von jedem Gerät aus zugänglich ist. Dieses Protokoll gilt als wesentlich effizienter und bequemer.

IMAP und SMTP im Vergleich: Was unterscheidet sie?

Im Vergleich zu SMTP, das ein Versandprotokoll ist, ist IMAP für die Verarbeitung eingehender Nachrichten zuständig.

Sollten Sie Ihren eigenen SMTP-Server hosten oder einen E-Mail-Anbieter nutzen?

Es gibt keine ideale Wahl, ob Sie Ihren eigenen SMTP-Server einrichten oder einen Drittanbieter nutzen sollten. Alles hängt von Ihren individuellen Anforderungen und vielen weiteren Faktoren ab. Wir haben uns entschlossen, sowohl die Vor- als auch die Nachteile der beiden Optionen aufzuzeigen, damit Sie eine fundiertere Entscheidung treffen können.

Vor- und Nachteile des Betriebs eines eigenen SMTP-Servers

Vorteile:

• Keine Einschränkungen hinsichtlich des Versandvolumens. In der Regel haben Dienstleister tägliche Limits für die Anzahl der E-Mails, die Sie versenden können, aber mit Ihrem eigenen SMTP-Server gibt es solche Beschränkungen nicht.
• Vollständige Überwachung des Zustellungsprozesses. Sie erhalten detaillierte Informationen zum Zustellungsprozess. So ist es möglich, die Informationen und mögliche Fehler zu überprüfen.
• Datenschutz. Sie müssen die E-Mail-Liste mit niemandem teilen, sodass die Daten Ihrer Kunden und Ihre Geschäftsinformationen besser geschützt sind.

Nachteile:

• Sicherheits- und Zustellungsprobleme. Es kann einige Zeit dauern, bis ein professionelles Zustellungsniveau erreicht ist. Außerdem müssen Sie Ihren Server selbst vor verschiedenen Online-Bedrohungen schützen, was gewisse Fachkenntnisse in diesem Bereich erfordert.
• Da es sich um eine lokale Lösung handelt, kann Ihr Server sehr anfällig für Probleme mit der Internetverbindung oder Stromausfälle sein. Das bedeutet, dass ein Backup-Server unbedingt erforderlich ist.
• Erfordert mehr finanzielle Investitionen und Zeit. Abgesehen von der Einrichtung des Servers sollte eine ständige Überwachung durch Fachleute erfolgen.

Vor- und Nachteile von E-Mail-Diensten von Drittanbietern

Vorteile:

• Weniger Sorgen um technische Aspekte. Sie müssen nicht jeden technischen Aspekt des Servers kontrollieren, dessen Leistung überwachen oder IT-Experten einstellen. Alles wird vom E-Mail-Anbieter erledigt, und bei Problemen können Sie sich sogar an das professionelle Support-Team wenden.
• Weniger Probleme mit der Zustellbarkeit. Da E-Mail-Dienste von Drittanbietern langjährige Beziehungen zu vielen Providern und ISPs unterhalten, passen sie sich in der Regel an die sich ändernden Anforderungen an und lösen Probleme wesentlich schneller. Darüber hinaus verfügen sie über ein großes Expertenteam, das alle Prozesse ständig überwacht.
• Sicherer. Zahlreiche Sicherheitstools und -mechanismen werden eingesetzt, um eine sichere Umgebung zu gewährleisten. Außerdem nutzen Anbieter Backup-Server, um mögliche Risiken zu minimieren.
• Kosteneffizient. Sie müssen nicht in IT-Fachkräfte investieren, die für die ständige Überwachung der Prozesse und viele andere finanzielle Aspekte erforderlich sind.

Nachteile:

• Abhängigkeit von anderen. Bei technischen Problemen sind Sie vollständig auf die Fachleute und den Support anderer angewiesen und haben kaum Einfluss auf den Prozess.
• Zustimmung zu den Bedingungen Dritter. Bei der Zustimmung zu bestimmten Bedingungen werden Ihnen sicherlich einige Einschränkungen auferlegt, seien Sie also darauf vorbereitet.